Privaatsustingimused

Privaatsustingimused kliendile

OÜ HUGO  (registrikood 12821618) asukohaga Keemia 4, Tallinn, kes haldab HUGO.legal (edaspidi “HUGO) õigusabiplatvormi, on välja töötanud Klientide privaatsuspoliitika.

Meiega saab ühendust  võtta  järgmiste infokanalite vahendusel:                                                  e-posti teel: hugo@hugo.legal; andmekaitse küsimustes privacy@hugo.legal.

HUGO kui õigusabiteenuse vahendaja   on   vastutavaks   töötlejaks   seoses     isikuandmete   töötlemise toimingutega,  mis  on  seotud  Platvormi  toimimisega  ja  Platvormi  vahendusel  teenuse osutaja leidmisega. Samuti    on    HUGO vastutavaks    töötlejaks    Õigusabiteenuse vahendamisega seotud pakkumuste ja reklaami edastamisel ja uudiskirjade saatmisel Kliendile.

Alates hetkest, kui HUGO on vahendanud Kliendile andmed ja Kliendi õigusliku probleemi Juristile, on Jurist Kliendi isikuandmete kaasvastutavaks töötlejaks, kui  isikuandmete  töötlemine  toimub  õigusabi  andmise  eesmärgil.

Muuhulgas  on Õigusabiteenuse vahendaja (HUGO)  ja Jurist kokku leppinud järgnevas:

–           HUGO   kogub   Kliendilt   Platvormile registreerimisel  Juristile vajalikud isikuandmed;

–           HUGO  teavitab  Klienti  tema  isikuandmete  töötlemisest õigusabi  andmise eesmärgil;

–           HUGO  ja  Jurist  tagavad,  et  Klientide  isikuandmetele  ei  saaks  ligi isikud, kellel    puudub    selleks    vajadus,    kasutades    selleks    vajalikke    tehnilisi    ja organisatoorseid meetmeid;

Teenuse   osutamise   käigus   võib   HUGO   töödelda Sinu isikuandmeid   seoses kolmandate isikutega ning Sinu isikuandmeid nendele edastada. Isikuandmete „volitatud töötleja“ on füüsiline või juriidiline isik, avaliku võimu kandja, asutus või muu organ, mis töötleb isikuandmeid haldaja (HUGO) nimel.

Isikuandmete töötlemise  põhimõtted

Kliendi  isikuandmete  kaitse  on  meie  jaoks oluline  ning  me  teeme  kõik  endast  oleneva,  et  Kliendi isikuandmeid  parimal  moel  kaitsta  ning  rakendada  isikuandmete  töötlemisel  valdkonna parimaid praktikaid. Selleks töötleb HUGO Sinu isikuandmeid vastavalt käesolevas  privaatsuspoliitikas sätestatud põhimõtetele:

–           Läbipaistvus – HUGO  töötleb  Kliendi  isikuandmeid  õiglasel  ja  läbipaistval  viisil ning  ainult  siis,  kui  Klient on selleks andnud nõusoleku või on HUGOl õigusaktide  järgi  lubatud  Kliendi  isikuandmeid  töödelda. HUGO  teeb  kõik  endast  oleneva,  et  isikuandmete  töötlemine  oleks  Kliendile võimalikult läbipaistev ning arusaadav;

–           Eesmärgi   piirang – HUGO   kogub  Kliendi   isikuandmeid   täpselt   ja   selgelt kindlaksmääratud ning õiguspärastel eesmärkidel. HUGO ei töötle Kliendi isikuandmeid hiljem viisil,  mis  oleks  esialgsete  töötlemiseesmärkide  vastuolus,  va  juhul  kui  see  põhineb seadusest tulenevatel õiguslikel alustel või Kliendi loal.

–           Võimalikult  väheste  andmete  kogumine – HUGO  annab  endast  parima tagamaks,  et  HUGO  poolt  töödeldavad  isikuandmed  on  andmete  töötlemise eesmärkideks piisavad, asjakohased ja piiratud töötlemiseks vajalikuga;

–           Õigsus – HUGO eesmärk on tagada, et Kliendi isikuandmed on õiged ja vajadusel asjakohased.   Teeme   kõik,   et   ebaõiged   isikuandmed   kustutatakse   või   parandatakse viivitamata;

–           Säilitamise  piirang – säilitame  Kliendi  isikuandmeid  kujul,  mis  võimaldab  Kliendi tuvastamist  ainult seni, kuni see on vajalik selle isikuandmete töötlemise eesmärgi täitmiseks, milleks Kliendi  isikuandmeid  koguti.  Kui  Kliendi  isikuandmeid  enam  vaja  pole  ning  nende  jätkuvaks töötlemiseks  õiguslikku alust ei  eksisteeri,  need  anonümiseeritakse,  kustutatakse  või hävitatakse;

–           Usaldusväärsus – tagame, et Kliendi isikuandmeid töödeldakse HUGO poolt viisil, mis  tagab  töödeldavate isikuandmete  asjakohase  turvalisuse.  Sealhulgas  teeme  kõik  endast oleneva,  et  kaitsta  Kliendi isikuandmeid  loata  või  ebaseadusliku  töötlemise  eest  ning juhusliku kaotamise, hävitamise või kahjustumise eest;

–           Lõimitud    ja    vaikimisi    andmekaitse – isikuandmete    töötlemisel    põhinevaid    või isikuandmeid   töötlevaid   rakendusi,   teenuseid   ja   tooteid   välja   töötades,   valides   ja kasutades arvestab HUGO isikuandmete kaitse vajadusega.

1. Milliseid isikuandmeid töötleme

• Nimi, telefoninumber, e-posti aadress, telefoninumber, isikukood, elukohaandmed.
• Õigusliku probleemi kirjeldus.
• Suhtluskeel
• Õigusabiteenuse osutamisele kulunud aeg.
• Osutatud õigusabiteenuse  maksumus ja maksetega seotud andmed.
• Teenuse osutamisega seotud küsimuste ja vaidluste andmed.

2. Mis eesmärgil töötleme isikuandmeid

• Töötleme isikuandmeid selleks, et viia Klient kokku tema soovitava õigusabiteenuse  tellimuse lahendamiseks kõige sobivama HUGO platvormiga liitunud juristiga, et tagada tellimuse kiire, tõhus, kuluefektiivne ning läbipaistvalt hinnastatud täitmine.
• Kliendi õigusliku probleemi kirjeldust vajame eesmärgiga viia Klient kokku temale sobivaima juristiga, arvestades juristi spetsialiseerumisvaldkondi ning osutatava õigusabiteenuse hinnakategooriat.
• Klientide kontaktandmeid kasutame selle jaoks, et HUGO platvormi kaudu Kliendile pakutud jurist saaks Kliendiga ühendust võtta.
• Nime, telefoninumbrit ja e-posti kasutame Kliendiga suhtlemiseks ning õigusabiteenuste tutvustuseks Kliendile.
• Andmeid suhtluskeele kohta kogume eesmärgil, et pakkuda kliendile suhtlust juristiga Kliendile arusaadavas keeles.
• Õigusliku probleemi andmeid kasutame eesmärgiga vahendada kliendile õigusabiteenust, sh valida HUGO poolt Kliendile talle parimat teenust pakkuv jurist.
• Töötleme Klientide makseandmeid selleks, et Juristide nimel esitada Klientidele arveid Kliendi poolt edastatud informatsiooni õigusliku probleemi kohta töötleme eesmärgiga koguda andmeid robotjuristi arendamiseks.
• Töötleme andmeid, et HUGO IT-süsteeme ja teenuseid arendada.
• Klienditoe infot kogutakse juhtumite põhjal ning säilitatakse vaidluste lahendamiseks ning teeninduskvaliteedi parendamiseks.
• Kogume andmeid ühtlasi ka statistilise ja finantsanalüüsi tegemise eesmärgil.
• Probleemi lahendamiseks kuluva tööajaarvestuse andmeid töötleme arvelduste teostamiseks.
• Töötleme andmeid, et täita muid seadusest tulenevaid kohustusi.

3. Õiguslik alus

• Leping – Isikuandmeid töödeldakse lepingu täitmise eesmärgil. Isikuandmeid töödeldakse selle jaoks, et Klientidele oleks võimalik vahendada õigusabiteenuseid. Isikuandmeid töödeldakse ulatuses, mida Kliendid edastavad HUGO platvormi  kasutades konto loomise käigus ja platvormile lahendust vajava õigusprobleemi kirjeldades. HUGO platvormi kasutamise vältimatuks eelduseks on Kliendi  seotud õigusliku probleemi kirjelduse ja isikuandmete töötlemine.
• Nõusolek – Reklaami  ja  pakkumiste  saatmiseks  töötleb  HUGO  Sinu  isikuandmeid  nõusoleku alusel.  Nõusoleku  andmine  on  vabatahtlik  ning  seda  saab  igal  ajal  tagasi  võtta  teavitades sellest HUGOt.
• Õigustatud huvi – HUGO  võib  Platvormi kasutajate  isikuandmeid  töödelda  õigustatud  huvi  alusel (näiteks    andme – ja    infoturbe    tagamiseks,    platvormi    teenuse    arendamiseks, pettuste ennetamiseks), et tagada Platvormi ja selle vahendusel toimiva e-teenuse turvalisus juhul, kui Kliendi  huvid ja õigused ei ole antud olukorras ülekaalukamad.
• Juriidiline kohustus – HUGO   töötleb  Kliendi    isikuandmeid,   et   täita   erinevatest   õigusaktidest tulenevaid   juriidilisi   kohustusi   (nt   rahapesu   ja   terrorismi   tõkestamist   reguleeritavatest õigusaktidest tulenevad kohustused).

4. Vastuvõtjad, kellele isikuandmeid edastatakse

• Klientide isikuandmeid edastatakse ainult neile Juristidele, kes on HUGO rakenduse aktiveerinud. Sellisel juhul näeb tellimuse vastu võtnud Jurist kliendi nime, isikukoodi, telefoninumbrit, e-posti aadressi ja õigusliku probleemi kirjeldust.
• Andmete volitatud töötlejatele.
• Ettevõte ei  avalda  isikuandmeid ühelegi  käesolevas  punktis  nimetamata  kolmandale  isikule, välja arvatud, kui selline õigus või kohustus tuleneb seadusest või Klient on andnud andmete edastamiseks kolmandatele isikutele vastava korralduse (sh volitus kliendi eest ja nimel õigusprobleemiga tegelemiseks so kliendi esindamine õigusprobleemi lahendamisel.
• Kliendi poolt antud hinnang õigusabiteenuse kvaliteedi kohta on üldjuhul anonüümne ning Jurist ei saa teada hinnangu andnud inimese nime ega telefoninumbrit va juhul, kui Klient on ise oma andmete avalikustamiseks soovi avaldanud või kui andmete avaldamine on vajalik kliendi pretensiooni lahendamiseks.

 

5. Isikuandmete turvalisus ja andmetele ligipääs

• Isikuandmeid hoitakse serverites, mis asuvad Euroopa Liidu liikmesriigi territooriumil ning juurdepääs isikuandmetele on töötajatel, kes saavad isikuandmetega tutvuda selleks, et lahendada teenuse kasutamisega seonduvaid tehnilisi või klienditoe küsimusi.
• HUGO võib töödelda projekti andmeid  anonümiseeritud kujul, arendatava robotjuristi arendamise eesmärgil.
• HUGO administraatoritel on õigus teostada isikuandmete üleselt päringuid, eesmärgiga saada teenuse kasutamise kohta statistilisi andmeid (andmesubjekti asukohad piirkonnapõhiselt; õigusvaldkonna järgi). Statistiliste päringute teostamisel kasutatakse isikuandmeid anonümiseeritud kujul.
• Geograafilise asukoha andmeid töödeldakse ning andmete isikustamine toimub juhul, kui asukohaandmeid on vaja seostada isikuga vaidluste või pettuste lahendamiseks.
• Teadusuuringute või statistiliste eesmärkide tarbeks töödeldakse andmeid anonümiseeritud kujul.
• Isikuandmete kohta võib oma pädevuse piires seaduses sätestatud ulatuses ja korras esitada järelepärimisi kriminaalasjas eeluurimist teostav asutus või kohus asja menetlemisel.

6. Isikuandmetega tutvumine, parandamine ja ülekandmine

• Kliendil on õigus isikuandmete parandamisele. Kui Klient leiab, et tema kohta käivad  isikuandmed  on ebaõigeid või mittetäielikud, siis on Kliendil õigus parandada andmed ise HUGO platvormil või nõuda nende andmete parandamist või täiendamist HUGO töötajate poolt.
• Kliendil on igal ajal õigus saada teavet tema isikuandmete töötlemise ulatuse ja kasutamise kohta   ning   tutvuda   tema   kohta   käivate   andmetega.   Selleks   tuleb   tal  esitada omakäeliselt   või   digitaalselt   allkirjastatud   avaldus.   HUGO   tuvastab isikusamasuse  enne  isikuandmete  väljastamist, et  välistada  isikuandmete  sattumine selleks mitteõigustatud isikute kätte.

7. Säilitamine

• Isikuandmeid säilitatakse seni, kuni Kliendil on aktiivne HUGO konto. Konto sulgemisel kustutatakse isikuandmed, välja arvatud  kui  andmeid on vaja säilitada raamatupidamise, vaidluste või pettuste lahendamise jaoks.

• Pärast õigusabiteenuse osutamist so pärast probleemi lahendamist, jäävad Kliendi isikuandmed ja lahendatud õigusliku probleemi (edaspidi ka Projekt) andmed sh viimasega seotud andmed juristile nähtavaks kuni Kliendilepingu lõppemiseni. Jurist näeb ainult nende projektide andmeid, mis on/on olnud tema lahendada ning millega tema on tegelenud. Seda on Juristil vaja, et oleks võimalik lahendada teenuse osutamisega seonduvaid küsimusi sh vältida korduvalt sama probleemiga juristi juurde pöördumisel isikult uuesti andmete küsimist.
• Klientidele osutatud õigusabiteenuse makseandmeid säilitatakse kolm aastat pärast viimase arve väljastamist.
• Raamatupidamise jaoks vajalikud andmed säilitakse seitse aastat.
• Kuriteo, pettuse või valeandmete esitamise kahtluse korral säilitatakse andmeid 10 aastat.

• Maksmisega seotud vaidluste korral säilitatakse andmed kuni nõude täitmiseni või aegumistähtaja lõpuni.
• Kliendiga seotud projektide andmeid/ ajalugu säilitatakse kolm aastat peale projekti lõppu, pärast mida Kliendiga seotud projektide info/ ajalugu anonümiseeritakse.
• Kui platvormi/rakendust ei ole kasutatud kolme aasta jooksul, siis teavitame Hugo konto olemasolust ning palume kinnitada soovi kasutada kontot. Kui konto kasutamist ei kinnitata, siis kustutame isikuandmed, välja arvatud juhul, kui selliseid andmeid tuleb säilitada raamatupidamise, vaidluste lahendamise või pettuste uurimise ja avastamise eesmärgil.

8. Kustutamine

• Isikuandmete kustutamine on võimalik HUGO kasutajakonto kustutamisega. Kui kasutajakonto kustutada, siis ei ole enam võimalik kasutada HUGO platvormi  teenuseid.

• Andmete kustutamiseks HUGO poolt tuleb esitada omakäeliselt   või   digitaalselt   allkirjastatud      HUGO   tuvastab isikusamasuse  enne  isikuandmete  kustutamist,  et  välistada  pahatahtlike kolmandate isikute poolt edastatud taotlused.

• Andmete kustutamistaotlusele vastame kuu aja jooksul ning täpsustame andmete kustutamise korra.

9. Ülekandmine

• Andmete ülekandmise taotlusele vastame kuu aja jooksul ja täpsustame ülekandmise üksikasjad. Klienditugi tuvastab isikusamasuse ja edastab isikuandmed, mille hulka kuuluvad: kontaktandmed, projektide ja nendega seotud tegevuste ja dokumentide  ajalugu ja makseandmed.

10. Otseturustusteated

• Kasutame e-kirja aadressi ja/või telefoninumbrit isikustatud otseturusteadete saatmiseks, kui olete andnud vastava nõusoleku HUGO platvormi kaudu.
• Kui Kliendi  isikuandmete töötlemine toimub Kliendi  nõusoleku alusel, on Kliendil igal ajal õigus nõusolek tagasi võtta teavitades HUGOt, et ta ei soovi saada personaalseid pakkumisi ega reklaame, oma andmete töötlemist tarbijaharjumuste uurimise ja /või otseturunduse eesmärgil ja/või oma andmete edastamist nimetatud eesmärgil kolmandale isikule.

11. Vaidluste lahendamine

• Isikuandmete töötlemisega seotud vaidluste lahendamine toimub klienditoe vahendusel hugo@hugo.legal või pöördudes Hugo andmekaitsespetsialist poole privacy@hugo.legal.
• Järelevalveasutus on Eesti Andmekaitse Inspektsioon (www.aki.ee, info@aki.ee).