POLITYKA PRYWATNOŚCI
Pojęcia użyte w niniejszej Polityce Prywatności mają następujące znaczenie:
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
ADMINISTRATOR - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych;
ZGODA (zgoda osoby, której dane dotyczą) oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych;
DANE OSOBOWE - oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
PLATFORMA – serwis internetowy Administratora dostępny pod adresem internetowym https://hugo.legal/pl
CHATBOT - dostępny pod adresem: https://www.messenger.com/t/hugo.legal.polska tzw. inteligentny program do korespondencji, udostępniony przez Administratora na jego profilu w serwisie Facebook, dostępny w komunikatorze Messenger, który może być zaimplementowany także na Platformie Administratora, który samodzielnie przeprowadzi użytkownika przez pytania dotyczące jego umowy kredytu i okoliczności jej zawarcia, w następstwie czego w oparciu o udostępnione przez użytkownika w toku konwersacji informacje i dane osobowe, wygeneruje na adres mailowy wskazany przez użytkownika pismo/-a do banku zawierające w swej treści informacje i dane osobowe podane przez użytkownika, skontaktuje użytkownika z obsługą klienta, obsłuży jego zapytanie, pobierze ewentualne zgody marketingowe;
KLIENT/UŻYTKOWNIK – osoba fizyczna lub prawna korzystająca z funkcjonalności oferowanych przez HUGO, tj. z Platformy i CHATBOTA (z zastrzeżeniem, że z funkcjonalności CHATBOTA mogą w pełni skorzystać osoby fizyczne będące konsumentami w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025, 1104, 1629, 2073 i 2244 oraz z 2019 r. poz. 80).
I. INFORMACJA O TOŻSAMOŚCI ADMINISTRATORA DANYCH
Administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO jest spółka prawa polskiego HUGO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, utworzona zgodnie z prawem polskim, z siedzibą w 00-777 Warszawa, ul. Padewska nr 23, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000803426, NIP 5213876730, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: Administrator lub HUGO).
II. DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA
Możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem następujących kanałów informacyjnych:
1) pocztą mailową na adres: help@hugo.legal (jeśli masz pytania dotyczące funkcjonowania Platformy i Chatbota, naszej oferty etc.), lub adres: privacy@hugo.legal (we wszystkich kwestiach ochrony danych osobowych),
2) na adres korespondencyjny Administratora: HUGO sp. z o. o., ul. Padewska 23, 00-777 Warszawa, Polska.
III. ZASADY PRZETWARSZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ HUGO
Ochrona danych osobowych Klienta jest dla nas bardzo ważna i dokładamy wszelkich starań, aby chronić dane osobowe użytkowników i klientów Platformy, użytkowników CHATBOTA i użytkowników odwiedzających nasze profile w mediach społecznościowych w najlepszy możliwy sposób i wdrażać najlepsze praktyki w zakresie przetwarzania danych osobowych. Zdajemy sobie sprawę w tempa rozwoju technologicznego jaki dokonuje się wokół nas każdego dnia, dlatego też na bieżąco będziemy udoskonalać i dostosowywać nasze działania i stosowane środki w zakresie ochrony danych osobowych do zmieniającej się dynamicznie rzeczywistości.
Twoje Dane osobowe nie podlegają̨ zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (nie podlegają profilowaniu).
HUGO przetwarza dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Polityce prywatności:
a. przejrzystość - Administrator przetwarza dane osobowe w sposób uczciwy i przejrzysty i tylko wtedy, gdy wynika to z odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania, przewidzianej na gruncie RODO. HUGO dołoży wszelkich starań, aby przetwarzanie danych osobowych było jak najbardziej przejrzyste i zrozumiałe dla osób, których dane dotyczą, a zasady dotyczące ich przetwarzania opisane prostym językiem, w sposób nie budzący wątpliwości;
b. ograniczenie celu - HUGO gromadzi dane osobowe wskazane w treści niniejszej Polityki Prywatności, wyłącznie w wyraźnych i uzasadnionych celach. HUGO nie będzie przetwarzać danych osobowych użytkownika/klienta w sposób, który byłby niezgodny z pierwotnymi celami przetwarzania, chyba że będzie to wynikać z uwagi na względy prawne (o czym szerzej poniżej) lub ze zgody Klienta;
c. gromadzenie jak najmniejszej ilości danych (minimalizacja) - HUGO dołoży wszelkich starań, aby przetwarzane przez HUGO dane osobowe były odpowiednie i ograniczone do celów przetwarzania;
d. uczciwość - celem HUGO jest zapewnienie, że przetwarzane przez nas dane osobowe są prawidłowe i, w stosownych przypadkach, odpowiednie. Dołożymy wszelkich starań, aby natychmiast usunąć lub poprawić nieprawidłowe dane osobowe;
e. limitowany czas przechowywania danych - będziemy przechowywać dane osobowe w formie, która pozwala na identyfikację osoby tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów przetwarzania danych osobowych, dla których zostały zgromadzone dane osobowe danej osoby. Jeśli dane osobowe danej osoby nie są już potrzebne i nie ma podstawy prawnej do ich dalszego przetwarzania, zostaną one zanonimizowane, usunięte lub zniszczone;
f. wiarygodność - zapewniamy, że dane osobowe klientów/użytkowników są przetwarzane przez HUGO w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. Między innymi zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby chronić dane osobowe klientów/użytkowników przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem lub przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem;
g. zintegrowana i „cicha” (pozostająca w tle świadczonych usług) ochrona danych - podczas opracowywania, wyboru i korzystania z aplikacji, usług i produktów opartych na przetwarzaniu danych osobowych lub podczas przetwarzania danych osobowych, HUGO będzie kierować się potrzebą ochrony danych osobowych.
IV. INFORMACJE O DZIAŁALNOŚCI I USŁUGACH ADMINISTRATORA
Administrator zarządza platformą internetową HUGO.legal dostępną pod adresem internetowym https://hugo.legal/pl (zwaną dalej „Platforma”), prowadzi swoje profile w mediach społecznościowych m.in. na Facebooku, w usłudze Messenger, gdzie udostępnił użytkownikom CHATBOTA (usługa pod nazwą „FrankBot”). Mając na względzie powyższe, Administrator opracował Politykę prywatności dla użytkowników Platformy, CHATBOTA oraz użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone przez niego w mediach społecznościowych.
1. Nasze działania marketingowe
a. Przetwarzamy Twoje dane w celu realizacji przez nas dozwolonych prawem działań marketingowych. Nasze działania obejmują stosowanie tzw. reklam kontekstowych i wysyłkę newslettera.
Jeśli zechcesz zapisać się do naszego newslettera, niezbędne będzie podanie Twojego adresu e-mail. Usługa newslettera jest oczywiście dobrowolna, ale jeśli chcesz go od nas otrzymywać podanie Twojego adresu jest konieczne - bez tego nie będziemy w stanie świadczyć usługi newslettera. W ramach newslettera Twoje dane są przetwarzane, gdyż:
• jest to niezbędne do świadczenia przez nas usługi newslettera (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
• w ten sposób – w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę - mamy możliwość kierowania do Ciebie treści marketingowych, a co za tym idzie promować naszą markę – co stanowi realizację naszego uzasadnionego interesu (podstawa prawna: uzasadniony interes Administratora), o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
b. Marketing bezpośredni - w tym celu używamy adresu e-mail i / lub numeru telefonu do wysyłania spersonalizowanych wiadomości marketingu bezpośredniego, jeśli wyraziłeś na to zgodę. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych Klienta odbywa się na podstawie zgody Klienta, Klient ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, powiadamiając HUGO, że nie chce otrzymywać osobistych ofert ani reklam, w celu dalszego przetwarzania jego / jej danych w celu zbadania nawyków konsumenckich i / lub marketingu bezpośredniego i / lub przekazania jego danych w tym celu osobie trzeciej.
2. Media społecznościowe
Oprócz Platformy, Administrator prowadzi w mediach społecznościowych swoje profile i w tym zakresie przetwarza dane użytkowników, którzy odwiedzają dany profil Administratora. Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora w tym zakresie następuje w związku z założeniem i prowadzeniem danego profilu w mediach społecznościowych, promowaniem marki, usług oraz produktów Administratora. W takim wypadku, podstawą prawną przetwarzanie danych osobowych przez Administratora jest art. 6 ust. 1 lit f RODO tj. uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu marki Administratora.
Administrator prowadzi m.in. profil na Facebooku: https://www.facebook.com/hugo.legal.polska/, gdzie przetwarzane są dane osobowe użytkowników odwiedzających nasz profil. Podstawą przetwarzania danych jest w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. nasz uzasadniony interes polegający na promowaniu naszej marki. Więcej informacji o tym jak Facebook dba o Twoje dane znajdziesz tutaj: https://www.facebook.com/legal/FB_Work_Privacy. Na naszym profilu na Facebooku możesz się z nami skontaktować za pomocą naszego CHATBOTA pod nazwą „FrankBot” (programu komputerowego służącego do konwersacji).
V. CHATBOT
Za pośrednictwem powyższego profilu na Facebook, w komunikatorze Messenger możliwe jest skorzystanie z CHATBOTA pod nazwą „FrankBot”. CHATBOT dostępny jest poprzez aplikację Messenger Facebooka, a zatem każdorazowo korzystając z Messenger i Facebooka, Twoje dane są przetwarzane przez te podmioty. Mimo, że komunikujesz się z nami za pomocą CHATBOTA dostarczanego przez Facebook Messenger to, korzystając z naszego CHATBOTA jesteśmy stroną prowadzonej z Tobą korespondencji, w związku z czym – niezależnie od powyższego - w zakresie danych i informacji jakie przekazujesz nam za jego pośrednictwem, jesteśmy Administratorem Twoich danych osobowych.
W przypadku korzystania z CHATBOTA, przetwarzamy dane udostępniane przez Ciebie w profilu Facebook oraz wszelkie dane, które podajesz w wiadomościach przesyłanych nam za pośrednictwem CHATBOTA.
CHATBOT to program zadający użytkownikowi pytania, udzielający odpowiedzi, generujący pisma, pełniący jednocześnie funkcję tzw. wirtualnego asystenta, który m.in. ułatwi użytkownikowi CHATBOTA kontakt telefoniczny lub mailowy z obsługą klienta Administratora i pobierze od Użytkownika ewentualne zgody marketingowe.
Do przeprowadzenia samodzielnej analizy Twojej umowy kredytu za pośrednictwem CHATBOTA niezbędne jest udzielenie przez Ciebie odpowiedzi na kilka pytań związanych z okolicznościami jego udzielenia oraz samą umową kredytu. Struktura konwersacji z CHATBOTEM została zbudowana w sposób, w którym odpowiedzi mają co do zasady charakter zamknięty, a udzielenie odpowiedzi na pytania sprowadza się do zaznaczenia/wybrania jednej z dostępnych odpowiedzi. Niemniej jednak, na pewnym etapie konwersacji, w zależności od udzielonych przez Ciebie na wcześniejszym etapie odpowiedzi, zostaną Ci zadane pytania otwarte dotyczące m.in. Twoich danych osobowych, po to by w oparciu o podane przez Ciebie dane tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, dane umowy kredytowej (nazwa, strony, numer, data zawarcia) CHATBOT mógł wygenerować dla Ciebie spersonalizowane pismo/-a do banku (tj. reklamację, wniosek konsumenta o wydanie dokumentów i udzielenie informacji, wezwanie do zapłaty, reklamację wraz z wnioskiem do zapłaty) zawierające w swojej treści Twoje dane osobowe, w tym dane Twojej umowy kredytowej, bezpośrednio na podany przez Ciebie adres mailowy. W niektórych przypadkach (gdy w toku konwersacji z CHATBOTEM użytkownik wskaże, iż zaciągnął kredyt wspólnie z innym kredytobiorcą (dalej jako „współkredytobiorca”)), pismo/-a wygenerowane przez CHATBOTA na Twój adres e-mail będą zawierać wolne miejsce, gdzie, przed wysłaniem ich do banku, użytkownik powinien wpisać dane tego współkredytobiorcy (co najmniej imię, nazwisko i dane kontaktowe). Z uwagi o dbałość o dane osobowe użytkowników CHATBOTA HUGO nie zbiera i nie przetwarza danych osobowych współkredytobiorców. Zanim rozpoczniesz konwersację z CHATBOTEM zostaniesz poproszony o zapoznanie się z treścią Polityki Prywatności oraz Regulaminem. Wyrażając zgodę zyskasz dostęp do dalszej konwersacji z CHATBOTEM. W Regulaminie CHATBOTA znajdziesz tez kompleksową informacje o tej usłudze.
Na podstawie informacji otrzymanych od Ciebie podczas rozmowy z CHATBOTEM, będziesz mógł przede wszystkim bezpłatnie przeprowadzić wstępną analizę Twojej umowy kredytu. Rozpoczynając rozmowę z CHATBOTEM zyskujemy dostęp do Twojej nazwy użytkownika na Facebooku (nazwy Twojego konta), która może zawierać Twoje prawdziwe imię lub nazwisko. Dane te przechowujemy tak długo jak CHATBOT będzie dostępny, a ponad ten czas tylko w przypadku i w zakresie, w jakim będą one niezbędne na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ewentualnego dochodzenia roszczeń (co szczegółowo opisane jest poniżej).
CHATBOT może dla Ciebie wygenerować także pismo/-a. Każde pismo wygenerowane przez CHATBOTA na skutek przeprowadzonej za jego pośrednictwem konwersacji, wysyłane jest na adres mailowy podany przez użytkownika CHATBOTA i zawiera w swojej treści zindywidualizowane dane użytkownika podane przez niego w toku konwersacji to jest: imię, nazwisko, numer telefonu, adres zamieszkania, dane umowy zawartej z bankiem takie jak numer, data zawarcia, strony, tytuł umowy.
W przypadku, gdy w toku konwersacji z CHATBOTEM użytkownik wskaże, iż zaciągnął kredyt wspólnie ze współkredytobiorcą, CHATBOT wygeneruje pismo zawierające wolne miejsce, gdzie, przed wysłaniem pisma do banku, użytkownik powinien wpisać dane tego współkredytobiorcy (co najmniej imię, nazwisko i dane kontaktowe). Z uwagi o dbałość o dane osobowe użytkowników CHATBOTA HUGO nie zbiera i nie przetwarza danych osobowych współkredytobiorców.
Twoje dane osobowe są niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usługi na rzecz osoby korzystającej z CHATBOTA to jest m.in. do wygenerowania spersonalizowanego pisma do banku (reklamacji, wniosku do banku o wydanie dokumentów i udzielenie informacji, wezwania do zapłaty) i jego wysyłka bezpośrednio na adres e-mail wskazany przez użytkownika CHATBOTA, a ponadto do obsługi użytkownika w toku realizacji usługi, do kontaktu z działem obsługi klienta, wyboru innej usługi oferowanej przez Administratora. Podstawa prawna przetwarzania danych w ww. zakresie: Niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Ponadto, w toku rozmowy CHATBOTEM będziesz mógł także wyrazić zgodę na wysyłanie do Ciebie wiadomości marketingowych – zgoda ta nie jest wymagana i w żaden sposób nie warunkuje korzystania z usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną. Zgoda , jest dobrowolna i może być również w każdym czasie wycofana. W tym konkretnym przypadku podstawą prawną przetwarzania przez Administratora Twoich danych osobowych jest Twoja zgoda (zgoda osoby, której dotyczą dane osobowe - art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
VI. PLATFORMA
HUGO jako operator Platformy jest administratorem danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych dotyczących funkcjonowania Platformy, świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy i znalezieniem dla Klienta zainteresowanego usługą prawną odpowiedniego prawnika za pośrednictwem Platformy. Ponadto HUGO jest odpowiedzialny za przesyłanie za pośrednictwem Platformy ofert prawników do potencjalnych klientów zainteresowanych usługą prawną, reklam i komunikatów marketingowych związanych z funkcjonowaniem Platformy, za wysyłanie newsletterów do klienta, wystawianie i rozliczanie faktur.
W momencie, gdy HUGO dostarcza prawnikowi informacje i problem prawny klienta , prawnik staje się współodpowiedzialnym podmiotem przetwarzającym dane osobowe klienta, jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się w celu zapewnienia pomocy prawnej. Powyższe nie zwalnia jednak Administratora z jego obowiązków w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w zakresie w jakim dane te przetwarza.
Administrator i prawnik w oparciu o odpowiednią umowę ustalili, między innymi, że:
a. po rejestracji Klienta HUGO zbiera jego dane osobowe potrzebne prawnikowi;
b. HUGO informuje Klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych w celu zapewnienia mu pomocy prawnej przez prawnika;
c. HUGO i prawnik zapewnią, że dane osobowe Klientów nie będą dostępne dla osób, które ich nie potrzebują i wykorzystają w tym celu wymagane środki techniczne i organizacyjne dla zabezpieczenia bezpieczeństwa przetwarzania tych danych;
VII. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY – PODSUMOWANIE
1. Za pośrednictwem Platformy:
a. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, dane logowania, dane niezbędne do wystawienia faktury,
b. opis problemu prawnego,
c. język komunikacji,
d. czas poświęcony na zapewnienie pomocy prawnej,
e. koszt udzielonej pomocy prawnej i szczegóły płatności,
f. dane dotyczące problemów z usługami i treści sporów.
2. Za pośrednictwem profili w mediach społecznościowych:
Wszelkie dane osobowe dostępne na Twoim profilu użytkownika w portalu Facebook.
3. Za pośrednictwem CHATBOTA:
a. pseudonim/nazwę użytkownika w serwisie Facebook/Messenger,
b. dane udostępnione na profilu użytkownika na Facebooku,
c. imię i nazwisko,
d. numer telefonu,
e. adres e-mail,
f. adres zamieszkania,
g. dane umowy zawartej z bankiem takie jak jej numer, data zawarcia, strony, tytuł umowy,
h. okoliczność, czy zawarłeś kredyt sam, czy wspólnie z inna osobą .
VIII. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W ramach Platformy przetwarzamy dane osobowe, aby zbliżyć Klienta do najodpowiedniejszego prawnika za pośrednictwem Platformy, aby zrealizować zamówienie na preferowaną przez niego usługę prawną, mającą na celu zapewnienie szybkiego, wydajnego, opłacalnego i przejrzystego działania.
Potrzebujemy opisu problemu prawnego klienta, aby zbliżyć go do najodpowiedniejszego prawnika, biorąc w tym celu pod uwagę dziedziny specjalizacji prawnika, jego doświadczenie zawodowe i preferowaną przez klienta kategorię cenową pomocy prawnej.
Używamy danych kontaktowych klienta, aby skontaktować się z klientem za pośrednictwem platformy HUGO lub w inny sposób, jeśli klient wyraził na to zgodę.
Używamy nazwiska, numeru telefonu i adresu e-mail, danych konta użytkownika na Facebooku/Messengerze do komunikowania się z klientem/użytkownikiem i do przedstawiania klientowi/użytkownikowi usług prawnych.
Gromadzimy informacje o języku komunikacji w celu zapewnienia klientowi komunikacji z prawnikiem w języku, który klient rozumie.
Wykorzystujemy dane związane z kwestią prawną opisaną przez klienta w celu zapewnienia klientowi pomocy prawnej, w tym wyboru prawnika oferującego najlepszą obsługę klienta przez HUGO.
Przetwarzamy informacje o płatnościach klientów w celu przesyłania faktur do Klientów w imieniu Prawników w celu przetwarzania informacji na temat kwestii prawnych przedstawionych przez Klienta, w celu gromadzenia danych do opracowania prawnika robota.
Przetwarzamy dane w celu opracowania systemów i usług IT HUGO.
Informacje o obsłudze klienta są gromadzone indywidualnie dla każdego przypadku i przechowywane w celu rozstrzygania sporów i poprawy jakości usługi.
Gromadzimy również dane do celów analizy statystycznej i finansowej.
Przetwarzamy dane dotyczące rozliczeń czasowych niezbędnych do celów rozliczeniowych.
Przetwarzamy dane w celu spełnienia innych obowiązków prawnych.
W ramach usługi CHATBOT zbieramy dane dla celów obsługi zapytań kierowanych do CHATBOTA przez jego użytkowników (pytania odnośnie umów kredytowych Użytkowników) generowania spersonalizowanych pism do banków i ewentualnie do połączenia Użytkownika z obsługą klienta (na jego wyraźna prośbę), do celów polepszenia usługi CHATBOT.
IX. PODSTAWA PRAWNA – PODSUMOWANIE
1. Umowa - dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji umowy. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umożliwienia zapewnienia świadczenia usług prawnych przez odpowiedniego prawnika na rzecz klienta (w zakresie platformy). Dane osobowe będą przetwarzane w zakresie, w jakim Klienci przesyłają dane na platformę HUGO podczas tworzenia konta i opisu problemu prawnego, który należy rozwiązać na platformie. Nieuniknionym warunkiem korzystania z platformy HUGO jest opis kwestii prawnej związanej z klientem i przetwarzaniem danych osobowych.
2. Zgoda - na podstawie Twojej zgody HUGO przetwarza dane osobowe w celu wysyłania reklam i ofert. Wyrażenie zgody jest dobrowolne i może zostać wycofane w dowolnym momencie poprzez powiadomienie HUGO o tym, iż chcesz wycofać swoją zgodę
3. Uzasadniony interes - HUGO może przetwarzać dane osobowe Użytkowników Platformy i CHATBOTA w uzasadnionych przypadkach h (np. w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych i informacji, rozwoju platformy i CHATBOTA, zapobiegania oszustwom) w celu zapewnienia bezpieczeństwa Platformy i CHATBOTA i e-usług świadczonych za ich pośrednictwem, jeżeli interesy i prawa klienta nie są w tych w danych okolicznościach przeważające.
4. Obowiązek prawny - HUGO przetwarza dane osobowe klienta w celu spełnienia obowiązków prawnych wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (w tym np. obowiązków wynikających z przepisów regulujących zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości).
X. ODBIORCY DANYCH
W ramach struktury organizacyjnej Administratora, dostęp do Twoich danych osobowych będą mieć wyłącznie upoważnieni przez Administratora pracownicy i tylko w niezbędnym zakresie. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których Twoje dane osobowe będą ujawnione innym, niż wskazani powyżej pracownicy, odbiorcom. Administrator każdorazowo będzie w takich sytuacjach badał podstawę prawną ujawnienia Twoich danych danemu odbiorcy.
Podczas świadczenia usługi HUGO może przetwarzać dane osobowe osób trzecich i przekazywać im dane osobowe. „Upoważniony podmiot przetwarzający” danych osobowych to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, organ lub inny podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu administratora (HUGO).
Dane osobowe klienta Platformy są przekazywane wyłącznie prawnikom, którzy aktywowali konto na Platformie. W takim przypadku prawnik, który otrzymał zamówienie, zobaczy imię i nazwisko klienta, osobisty kod identyfikacyjny, numer telefonu, adres e-mail i opis problemu prawnego, jaki klient chce rozwiązać.
Firma nie ujawni danych osobowych stronom trzecim niewymienionym w tej sekcji, chyba że takie prawo lub obowiązek będzie wynikał z przepisów prawa lub z prawomocnego orzeczenia sądu lub organu państwowego, lub też, gdy Klient wyda polecenie przekazania swoich danych osobowych stronom trzecim (w tym upoważnienie do działania w imieniu i na rzecz klienta, tj. udzielenie przez klienta pełnomocnictw/upoważnień dla innych osób do reprezentowania go w rozwiązaniu jego problemu prawnego).
Ocena jakości pomocy prawnej przez klienta jest co do zasady anonimowa, a prawnik nie może uzyskać nazwiska ani numeru telefonu osoby, która udzieliła oceny, chyba że klient wyraził chęć ujawnienia swoich danych lub ujawnienia dane są niezbędne do rozstrzygnięcia roszczenia klienta.
Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:
1. podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Administratorem;
2. organy publiczne, sądy, instytucje lub podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
3. podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartych umów, np. dostawcy usług telekomunikacyjnych i innych usług przetwarzający dane w imieniu Administratora, dostawcy narzędzi i oprogramowania, z których Administrator korzysta w celu świadczenia usług;
4. prawnicy, którzy są użytkownikami Platformy
5. podmioty świadczące usługi doradcze, kontrolne, księgowe, prawne, windykacyjne na rzecz Administratora
6. podmioty, wobec których wyraziłeś zgodę na udostępnienie i przetwarzanie swoich danych osobowych.
Administrator nie będzie przekazywał twoich danych odbiorcom spoza UE, niemniej jednak z uwagi na fakt, iż CHATBOT jest dostępny w aplikacji Messenger Facebook, niezależnie od przetwarzania danych przez Administratora, są one przetwarzane przez Facebook zgodnie z polityką prywatności i regulaminem Facebook’a. Jeśli używasz Facebook’a i usługi Messenger, oznacza to, że wyraziłeś na to zgodę i Twoje dane w tym zakresie przetwarzane są w oparciu o wyrażone tam zasady.
XI. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH I DOSTĘP DO DANYCH
Dane osobowe są przechowywane na serwerach znajdujących się na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej (z zastrzeżeniem pkt X powyżej – ad. CHATBOT) i w tym zakresie dostęp do danych osobowych jest udostępniany pracownikom/współpracownikom HUGO, którzy mogą przeglądać dane osobowe w celu rozwiązania problemów technicznych lub obsługi klienta związanych z korzystaniem z usługi.
Administrator może przetwarzać dane projektów w zanonimizowanej formie w celu tworzenia algorytmów tzw. sztucznej inteligencji dla stworzenia prawnika-robota na swojej stronie internetowej.
Administrator ma prawo zadawać pytania dotyczące danych osobowych w celu uzyskania danych statystycznych dotyczących korzystania z usługi (lokalizacja osoby, której dane dotyczą, według regionu; według dziedziny prawa). Podczas przeprowadzania zapytań statystycznych dane osobowe są wykorzystywane w formie anonimowej (anonimizacja danych w rozumieniu RODO).
Dane dotyczące lokalizacji geograficznej są przetwarzane, a personalizacja danych ma miejsce, gdy dane dotyczące lokalizacji muszą być powiązane z osobą w celu rozwiązania sporów lub oszustwa.
Dane przetwarzane są anonimowo w celach badawczych lub statystycznych.
W granicach i w zakresie dozwolonym przez prawo zapytania dotyczące danych osobowych mogą być przedmiotem postępowań prowadzonych przez prokuraturę, sąd lub inny organ państwowy w toku postępowania.
XII. PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe użytkowników Platformy będą przechowywane tak długo, jak długo klient ma aktywne konto na Platformie. Zamknięcie konta spowoduje usunięcie danych osobowych, chyba że dane są wymagane do celów księgowych, rozwiązywania sporów lub w innych wymaganych prawem celach, na przykład w zakresie odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń (o czym szczegółowo poniżej).
Po udzieleniu pomocy prawnej dane osobowe klienta i informacje o rozwiązanym problemie prawnym (zwanym dalej również projektem), w tym dane związane z tym ostatnim, pozostają widoczne dla prawnika do momentu rozwiązania umowy przez Klienta Umowa. Prawnik widzi tylko szczegóły projektów, które zostały przez niego rozwiązane i którymi się zajmował. Jest to konieczne, aby prawnik mógł rozwiązać problemy związane ze świadczeniem usługi, w tym uniknąć powtarzających się żądań danych od osoby kontaktującej się z prawnikiem z tym samym problemem.
Dane z CHATBOTA przechowywane są tak długo jak CHATBOT istnieje albo dopóki nie usuniesz swojej konwersacji z CHATBOTA. Niemniej jednak dane znajdujące się w wygenerowanych za pośrednictwem CHATBOTA pismach, czy przekazane w inny sposób, będą przechowywane przez czas niezbędny do realizacji usługi przez HUGO, a ponad ten czas, jeśli będzie to uzasadnione prawnym interesem HUGO (w tym zwłaszcza przez czas możliwego dochodzenia roszczeń z tytułu świadczonej usługi, czy innych okoliczności, o których mowa poniżej).
Informacje dotyczące płatności za pomoc prawną świadczoną klientom są przechowywane przez trzy lata od wystawienia ostatniej faktury.
Dane księgowe są przechowywane przez siedem lat.
W przypadku podejrzenia przestępstwa, oszustwa lub wprowadzenia w błąd dane będą przechowywane przez 10 lat.
W przypadku sporów dotyczących płatności dane będą przechowywane do momentu zaspokojenia roszczenia lub do upływu terminu przedawnienia.
Z zastrzeżeniem powyższych zapisów, dane/historia projektów związanych z klientami będą przechowywane przez trzy lata po zakończeniu projektu, po czym informacje / historia powiązanych projektów zostaną zanonimizowane.
Jeśli platforma / aplikacja nie była używana przez trzy lata, powiadomimy Cię o istnieniu konta HUGO i poprosimy o potwierdzenie korzystania z konta. Jeśli korzystanie z konta nie zostanie potwierdzone, usuniemy Twoje dane osobowe, chyba że dane te muszą zostać zatrzymane do celów księgowych, rozwiązywania sporów lub dochodzenia i wykrywania oszustw i innych, opisanych powyżej.
XIII. TWOJE UPRAWNIENIA DOTYCZĄCE DANYCH OSOBOWYCH
Artykuły 16-21 RODO przyznają Ci określone prawa, jeśli chodzi o dysponowanie przez Ciebie przetwarzanymi przez nas danymi osobowymi. Są to:
a. prawo dostępu do Twoich danych osobowych, w tym prawo do informacji o Twoich danych osobowych oraz uzyskania kopii danych osobowych;
b. prawo do sprostowania Twoich danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe oraz prawo do uzupełnienia danych niekompletnych;
c. prawo do usunięcia Twoich danych osobowych,
d. prawo do ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych,
e. prawo do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania Twoich danych osobowych,
f. prawo do przenoszenia Twoich danych,
g. prawo do wniesienia skargi do organu, to jest skargi do właściwego organu nadzorczego w przypadku stwierdzenia niezgodnego z prawem przetwarzania Twoich danych osobowych; organem nadzorczym jest w Polsce Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl/pl/83/155);
h. prawo do odwołania wyrażonej przez Ciebie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
W sytuacjach, w których przetwarzamy Twoje dane w oparciu o nasz uzasadniony interes (uzasadniony interes Administratora) – masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Gdy Twoje dane przetwarzamy w celach marketingowych, sprzeciw w tym zakresie możesz wnieść w dowolnym momencie.
XIV. JAK SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z NAMI W PRZEDMIOCIE DANYCH OSOBOWYCH/JAK MOŻESZ ZREALIZOWAĆ SWOJE UPRAWNIENIA?
Skorzystanie przez Ciebie ze wszystkich przysługujących Ci na gruncie RODO uprawnień jest możliwe poprzez skierowanie do nas odpowiedniego żądania na nasz adres e-mail: help@hugo.legal lub kontaktując się ze specjalistą ds. Ochrony danych Hugo privacy@hugo.legal lub pisemnie na adres naszej siedziby.
Gdy Hugo otrzyma Twoje żądanie:
• dzięki wdrożonym przez nas środkom organizacyjnym i technicznym zapewniającym realizację Twoich praw, nie później niż terminie jednego miesiąca od otrzymana Twojego żądania, zostanie ono przez nas zrealizowane;
• jeśli Twoje żądanie będzie zbyt skomplikowane lub otrzymamy znaczną liczbę takich żądań w tym samym czasie – niezwłocznie poinformujemy Cię o przełożeniu terminu realizacji Twojego żądania o maksymalnie 2 miesiące. Obiecujemy, że zrobimy co w naszej mocy, aby do tego nie doszło;
jeśli Twoje żądanie nie będzie mogło zostać przez nas uwzględnione poinformujemy Cię w ww. terminach o odmowie i jej przyczynach.
